En integrert læringsportal

— Vi ønsket en løsning som enkelt kan integreres med andre systemer, og Enable hadde laget løsninger for andre med godt resultat, forteller Marit Martinsen, opplæringsansvarlig i Personalavdelingen ved universitetet.

— En integrert læringsportal, hvor påmelding til kurs skjer med et tastetrykk, var ett av kravene våre. For alle registrerte brukere har vi jo allerede den informasjonen som etterspørres. Når ansatte, studenter eller samarbeidspartnere nå ser et kurs de skal delta på, er det bare å trykke på påmeldingsknappen, så er de påmeldt, sier Martinsen.

— Jeg vil si at Enable er svært flinke til å møte våre behov raskt, og anbefaler dem gjerne til andre!

Marit Martinsen

Opplæringsansvarlig fusjon

Strukturert oversikt

Kurskatalogen gir en emnemessig oversikt, og har i tillegg en god kalenderfunksjon.

— Opplæring må ofte tilpasses andre aktiviteter, og med kalenderfunksjonen er det lett å se hvilke kurs som tilbys i de periodene den ansatte har mulighet. For oss som administrerer ordningen er det også lett å se når andre kurs er satt opp, slik at vi unngår unødvendige dobbeltbookinger og overlappinger, sier hun videre.

Office 365 gir integreringsmuligheter

Kurskatalogen med påmelding ble lansert i januar 2016, bare noen måneder etter at valget av leverandør ble gjort. Den første versjonen var enkel, men gjorde at NTNU kom godt i gang.

I og med at overgangen til Office 365 var ny, hendte det at ansatte måtte logge seg inn der før de kunne melde seg på. Nå som Office 365-løsninger kommer for stadig flere områder, er de fleste allerede pålogget, og kan nå melde seg på med ett tastetrykk. Kjennskapen til portalen er økende, og det er god påmelding til kursene.

Mulighet for å legge inn e-læringsmoduler har også vært viktig for valg av løsning. Noen få e-læringskurs er nå lagt inn, blant annet et kurs som tidligere lå eksternt.
— Vi ønsker å samle opplæring og kurs innenfor denne portalen. Da kan vi enkelt skaffe oversikt over hvilke kurs den enkelte har tatt, sier Martinsen videre.

— Å samarbeide med Enable har vært helt supert. Vi har én person å forholde oss til, og Brigt Gjevik hos Enable har gjort en fantastisk jobb. Han koordinerer internt hos dem og det er tydelig at de er mange dyktige folk!

Marit Martinsen

Opplæringsansvarlig fusjon

Del av fusjonsprosessen

NTNU har vært gjennom en stor fusjonsprosess og er nå landets største universitet. Med mange pålagte kurs i denne perioden, har kursportalen vært god å ha. Med større geografisk spredning, samling av doble funksjoner og ønske om effektivisering har portalen blitt et viktig verktøy for personalavdelingen.

— Nå kan vi ta ut statistikker og analysere kursporteføljen på en helt annen måte enn før, understreker Martinsen.
Universitetet samarbeider med flere store institusjoner, og ikke alle har Office 365. Enable har funnet løsninger som gjør at også disse får tilgang til kursportalen. 

– Helt supert samarbeid

— Å samarbeide med Enable har vært helt supert, smiler Martinsen. Vi har én person å forholde oss til, og Brigt Gjevik hos Enable har gjort en fantastisk jobb. Han koordinerer internt hos dem og det er tydelig at de er mange dyktige folk!

Martinsen har rollen som prosjekteier, men også NTNUs prosjektleder er svært positiv til prosjektet og samarbeidet.

— Enable forstår vår virksomhet og det vi holder på med. Dermed er de ikke bare åpne for våre forslag og for å se ting på vår måte. De er også aktive med å foreslå løsninger som nå, eller i framtida, passer inn i vår måte å jobbe på. Muligheter til å legge til kompetanseløp er ett eksempel på et slikt initiativ, sier Martinsen. Ved at Enable har utviklet slike portaler før kan de også vise helt konkrete løsninger. Det er nyttig for oss som ikke er teknologer, sier hun videre. Erfaringen har også gitt besparelser i utviklingskostnadene, ved at løsninger utviklet for NTNUs samarbeidspartnere kunne tas i bruk direkte.

Som i alle utviklingsprosjekter har det vært utfordringer underveis.

— Men, Enable har ordnet opp, uansett. Jeg vil si at Enable er svært flinke til å møte våre behov raskt, og anbefaler dem gjerne til andre, sier Marit Martinsen.