Veldig mange er veldig fornøyde

Fra død mappestruktur til brukeren i sentrum

— Intranettet gikk fra en død mappestruktur til en løsning som setter vår forretningsmodell og brukeren i sentrum, forteller Tone B. Pedersen, avdelingsleder i utviklingsavdelingen hos HENT.

— Vi i utviklingsavdelingen hadde klare tanker om funksjoner, og noen meget bestemte kriterier for hva vi IKKE ønsket, utdyper prosjektdeltaker Gro Berg Stenhaug.

Det gamle intranettet hadde 7-800 dokumenter, en rekke systemer og annen informasjon. Mappestrukturen gjorde det svært vanskelig å orientere seg, så et nytt intranett måtte løses på en mer dynamisk måte.

Standard SharePoint-løsning

Løsningen er bygget på en standard SharePoint-plattform. Tidsfristen var stram og budsjettrammen tydelig, så det var viktig med en forutsigbar og effektiv prosess.

— Vi fikk anbefalt Enable, og fikk raskt avklart at de kunne gi oss det vi var på jakt etter, sier Stenhaug videre.

Intranettprosjektet ble ledet av HENTs utviklingsavdeling, som understreker at IKT-avdelingen også har vært med i prosjektet. Deltakernes kompetanse har utfylt hverandre på en god måte.

— Samarbeidet med Enable har fungert utmerket, selv om vi ikke snakker «IT-språk». De har vært flinke til å sikre seg at de forstår hva vi mener, og de deler gjerne sine erfaringer og idéer med oss, sier Caroline Dutard, som også har vært med i prosjektet.

— Det er viktig at vi selv skal kunne utvikle og ajourføre løsningen uten interne eller eksterne flaskehalser. Det er verktøyet som skal tilpasses seg vår ønskede måte å jobbe på, ikke omvendt. Jeg har ikke tidligere sett så mange intranett som virkelig setter brukeren i sentrum, understreker Pedersen.

SharePoint brukes også til å holde oversikt over ajourføring og oppdatering, og erstatter en Excel-løsning. 

— Vi fikk anbefalt Enable, og fikk raskt avklart at de kunne gi oss det vi var på jakt etter.

Gro Berg Stenhaug

Gjenkjennbar struktur

Intranettet kalles «HENT-huset», og de ulike delene er bygd opp etter samme logikk og struktur. Strukturen er tydelig, også visuelt, og underbygger selskapets ønskede måte å arbeide på.

Utviklingsavdelingen jobber med å finne gode arbeidsprosesser som støtter HENTs forretningsmodell. Som entreprenør jobber de svært prosessorientert, og intranettet følger de samme fasene.

Når ansatte skal gjøre seg kjent med innholdet, vil den mest visuelle presentasjonen være aktuell, men når de vet hvor de skal hente informasjon, kan nettstedskartet være mest effektivt å navigere etter. Metadata, som ansattes roller, gjør det mulig å tilpasse informasjon ut i fra den enkeltes behov.

— Med omkring 850 ansatte er det mange som bare jobber med «sin» del, og som ikke trenger å bli presentert for all informasjon. Vi bruker innholdet på ulike måter, og det tar løsningen høyde for, forklarer Dutard.

— Løsningen er dessuten så fleksibel at det ikke er noe problem å organisere innhold på andre måter. Innen HR- og personal er innholdet organisert etter brukeren; som mederbeider eller som leder. -Denne løsningen passer derfor til alle typer virksomheter.

Tone B. Pedersen

Avdelingsleder

– Genial søkefunksjon

Tidligere søkefunksjon skapte frustrasjon med at mye irrelevant innhold kom opp.
— Nå er vi sikre på at siste versjon av et dokument kommer opp ved søk. Det er viktig for oss, understreker Stenhaug.

Noen dokumenter skal ikke kunne endres, mens andre kan redigeres ut i fra ulik bruk. Dokumenter kan hentes i HENT-huset og lagres i prosjektportalen.

— Vi har valgt at strukturen skal være synlig også når man beveger seg langt nede i hierarkiet. Dette for å sikre at brukeren vet hvor i prosessen informasjonen hører hjemme, sier Pedersen.

Løsningen er dessuten så fleksibel at det ikke er noe problem å organisere innhold på andre måter. Innen HR- og personal er innholdet organisert etter brukeren; som medarbeider eller som leder.

— Denne løsningen passer derfor til alle typer virksomheter, er alle tre enige om.

Effektiv utvikling

Etter innledende møter hvor HENT forklarte hvilke funksjoner de ønsket at intranettet skulle ha, har det vært en god fremdrift.

— Vi har beskrevet hva vi ønsker, og Enable har forklart hvordan det kan løses. De har satt seg inn i og forstår vår forretningsmodell og hvordan vi ønsker å jobbe. De har stilt opp med mannskap som matcher vår kompetanse, og vi får alltid svar raskt, sier Pedersen.

HENT-huset ble lansert 22. mai, og løsningen har i følge prosjektledelsen gjort «veldig mange personer veldig fornøyde».
En introduksjonsvideo som ble laget var introduksjon nok for de fleste, og selv uten særlig markedsføring har løsningen i løpet av sommeren fått 2-300 unike daglige brukere.

— Enable har vært tydelige på når oppdrag er satt i bestilling, og mot slutten hadde vi jevnlige prioriteringsmøter. Vi ønsket en versjon 1.0 som hadde de viktigste funksjonene på plass, og det greide vi, sier Pedersen fornøyd.

— Vi har beskrevet hva vi ønsker, og Enable har forklart hvordan det kan løses. De har satt seg inn i og forstår vår forretningsmodell og hvordan vi ønsker å jobbe. De har stilt opp med mannskap som matcher vår kompetanse og vi får alltid svar raskt.

Tone B. Pedersen

Avdelingsleder

Enable FremViser

— Med SharePoint som plattform har vi bygget et produkt vi kaller Enable FremViser.

Kundene får da en ferdig løsning de kan fylle med sin egen struktur og innhold. Innholdet vises basert på ansattes rolle, og innholdet kan vises i ulike grensesnitt etter brukernes ønsker, forteller Brigt Gjevik, Tidstyvbekjemper i Enable.